Copilot-Schulung für Marketing-Teams: sieben Use Cases aus der Praxis

Die meisten Copilot-Schulungen zeigen Funktionen. Am Ende können alle Meetings und E-Mails zusammenfassen, egal ob sie das brauchen oder nicht.

Ich bin Vera Schiecke und trainiere Teams im Umgang mit Copilot. Für dieses Marketing-Team haben wir etwas Neues ausprobiert: eine Grundlagenschulung und zwei Umsetzungs-Sessions. Die Grundlagen hat Vroni gehalten, die Umsetzungs-Sessions habe ich geleitet. Was am Ende stand, waren sieben Dinge, die jetzt im Arbeitsalltag laufen. Ich schreibe sie hier auf, weil sie in fast jedem Marketing-Team funktionieren würden.

Kurz zum Namen, weil Microsoft hier gerade viel umbenennt: Copilot Premium ist die kostenpflichtige Lizenz, die bisher Microsoft 365 Copilot hieß. Die kostenlose Copilot Chat beantwortet Fragen aus dem Web und aus dem, was man ihr hineinkopiert. Copilot Premium arbeitet zusätzlich mit den Daten des Unternehmens, also mit Mails, Dateien, Chats und SharePoint, und zwar nur mit dem, was die jeweilige Person ohnehin sehen darf. Und es sitzt direkt in Word, PowerPoint, Outlook und Excel. Darauf bauen die sieben Fälle auf.

Die sieben Use Cases im Überblick:

1. Content Planner in SharePoint
2. Präsentationen im Firmenlook via Brand Kit
3. LinkedIn-Karussell in PowerPoint
4. Case-Study-Agent in Copilot Studio
5. Recherche-Agent für Konferenzen
6. Copilot Notizbuch pro Kampagne
7. Bilder automatisch taggen in SharePoint

Das Schulungsformat: erst die KI-Weiterbildung, dann Copilot bauen

Das Format hatte drei Termine.

1. Grundlagenschulung mit Vroni. Drei Stunden KI-Weiterbildung für das ganze Team, ohne dass Copilot aufgemacht wird.
2. Erste Umsetzungs-Session mit mir. Eine Woche später eine dreistündige Praxis-Session. Hier entstehen die ersten Use Cases.
3. Zweite Umsetzungs-Session mit mir. Eine weitere Woche später die zweite Praxis-Session. Hier wird weitergebaut und nachgeschärft.

In den Umsetzungs-Sessions arbeiten wir gemeinsam an den Fällen, die das Team vorab selbst eingereicht hat. Statt mit Beispielaufgaben aus dem Internet starten wir also direkt mit Themen aus dem eigenen Arbeitsalltag.

Die Grundlagenschulung: drei Stunden KI-Weiterbildung, bevor Copilot aufgeht

Bevor wir Copilot geöffnet haben, haben wir uns drei Stunden Zeit für die Grundlagen genommen. Das war eine wichtige Vorbereitung für die sieben Anwendungen, die ich weiter unten vorstelle: Das Team hat nicht nur ein Tool kennengelernt, sondern erst einmal ein gemeinsames Verständnis dafür entwickelt, wie KI funktioniert und worauf es im Umgang mit ihr wirklich ankommt.

Vroni hat die Session gehalten. Eingestiegen ist sie mit dem Uncanny Valley, an fünf Beispielen bis zur KI-Influencerin, warum uns fast echte Dinge unangenehm sind. Danach die Auswertung des Vorabfragebogens: wo die Gruppe steht, was sie sich wünscht, was sie bremst. Dann drei Spielregeln für den Umgang mit KI im Unternehmen und ein Blick auf den EU AI Act. Außerdem: sieben Dimensionen von KI-Kompetenz und welcher Mix zu welcher Rolle gehört.

Der Rest der drei Stunden lief in vier Räumen.

Raum eins war die Technik. Was ein Sprachmodell ist und was es nicht ist. Das Kontextfenster, also warum das Modell kein Gedächtnis hat und bei jeder Anfrage alles neu hineingelegt wird. Warum Ergebnisse bei „gut genug“ stehen bleiben, wenn niemand ein System aufbaut und pflegt. Und der Satz, der später alles getragen hat: Copilot ist kein Sprachmodell. Copilot ist Oberfläche, Modell, eigene Daten, Web-Suche, Speicher, Aktionen und Rechte. Wer das einmal auseinandergenommen hat, sucht den Fehler später an der richtigen Stelle.

Raum zwei war Strategie. Stufe null, also die Erkenntnis, dass die meisten Use-Case-Listen nur beschleunigen, was vorher schon ging. Danach die vier Grenzen, an denen wirklich Neues entsteht, und die eingereichten Fälle der Gruppe, nach diesen Grenzen sortiert. Genau diese Sortierung ist die Liste, aus der später die sieben Fälle wurden.

Raum drei war Urteilsfähigkeit. Qualitätskontrolle in drei Phasen. Die gezackte Grenze, also wo KI schneller macht und wo sie messbar schlechter macht. Bias mit Beispiel aus deutschsprachigem Material, der westliche Blick der Modelle, was ein Prompt an Energie kostet, und warum wir trotz schlechter Trefferquote weiterprompten.

Raum vier war Recht und Governance. Vier Rechtsfragen, die jedes Unternehmen klären muss. Was die Forschung zur Akzeptanz von KI-Inhalten sagt. Und das Kennzeichnungs-Paradox: Offenlegung wird verlangt und bestraft.

Ohne diese drei Stunden hätte ich in meiner ersten Session über Prompts geredet. Mit ihnen konnte ich direkt über Systeme reden.

1. Raum 1TechnikSprachmodell, Kontextfenster und die sieben Bausteine, aus denen Copilot besteht
2. Raum 2StrategieStufe null, vier Grenzen für echtes Neues und die Fälle der Gruppe, danach sortiert
3. Raum 3UrteilsfähigkeitQualitätskontrolle in drei Phasen, gezackte Grenze, Bias und Energie
4. Raum 4Recht und GovernanceVier Rechtsfragen, Akzeptanz von KI-Inhalten und das Kennzeichnungs-Paradox

Copilot in der Praxis: drei Use Cases aus den Umsetzungs-Sessions

1. Content Planner mit Copilot in SharePoint: der Fall, an dem alles hängt

Der Redaktionskalender wurde vorher über Asana gepflegt. Das war historisch so gewachsen, weil die benötigte Funktionalität damals im Microsoft-365-Universum noch nicht vorhanden war. Mein Vorschlag: Der Kalender zieht um. Und zwar in eine SharePoint-Liste, die man aber flexibel auch in einer Kalenderansicht oder in einem Board-View ansehen kann. Eine Zeile pro Thema, mit Briefing, Kanal, Termin, Verantwortlichen. So weit ist das ein Redaktionsplan wie überall.

Dann kam eine Spalte dazu: „Write draft“. Ein Klick, und aus dem Briefing in der Zeile entsteht ein Entwurf. Der Entwurf wird direkt am richtigen Ort abgelegt, nach der richtigen Konvention benannt und in der Liste verlinkt. Niemand muss ein Chatfenster öffnen, nichts kopieren, keine Datei suchen.

Hinzu kam etwas, das noch recht neu ist: Skills in SharePoint. Darüber konnten wir nicht nur die Tonalität des Unternehmens festlegen, sondern auch die Textsorten definieren: Pressemitteilung, LinkedIn-Post, Interview. Jede mit ihren eigenen Regeln. Wie lang, welcher Aufbau, welche Anrede, was auf keinen Fall vorkommt.

Der zweite Teil ist das Abspeichern. Ein Entwurf, der im Chat hängen bleibt, ist kein Entwurf. Er ist eine Notiz, die jemand per Hand in ein Dokument kopiert. Stattdessen landet er nun benannt und abgelegt in derselben Struktur, in der auch der fertige Text liegen wird.

Vorher hatten im Team alle ihre eigenen Prompts und haben versucht, den richtigen Textstil zu treffen. Jetzt gibt es einen zentralen Ort, an dem das Team Texte generiert und bei Bedarf jederzeit den Ton weiter nachschärft. Das ist der Unterschied zwischen einem Team, das promptet, und einem Team, das ein System hat. Mehr dazu in Skills Engineering: was nach Prompting kommt.

2. Markenkonforme Präsentationen mit Copilot und Brand Kit

Präsentationen im Firmenlook zu erstellen, soll nicht jedes Mal bei null anfangen. Genau dafür kommen zwei Dinge zusammen: ein Brand Kit in Copilot und eine professionelle PowerPoint-Vorlage.

Das Brand Kit wird einmal zentral eingerichtet und gepflegt und steht dann allen im Unternehmen zur Verfügung. Zusammen mit der Vorlage gibt es die gestalterische Grundlage vor. So muss nicht jede Person selbst zusammensuchen, was zum Firmenlook gehört.

Wer eine Präsentation braucht, kann mit Copilot auf dieser gemeinsamen Basis loslegen. Das macht den Weg zu Folien im Firmenlook schneller und einfacher, auch für alle, die nicht jeden Tag Präsentationen bauen.

Der Vorteil liegt also nicht nur in der einzelnen Präsentation. Das Marketing pflegt die Grundlage an einer Stelle, und alle können damit arbeiten. Weniger Zeit fürs Formatieren, mehr Zeit für die Inhalte.

3. LinkedIn-Karussell mit Copilot in PowerPoint: so gut, dass die Canva-Frage aufkam

Wir haben ein LinkedIn-Karussell in PowerPoint gebaut. Quelle war ein Interview, dazu eine Markenvorlage. Copilot hat daraus die Slides gesetzt. Seitenverhältnis 3:4, weil das auf LinkedIn funktioniert. Wer weiß, dass PowerPoint auch Formate abseits von 16:9 erstellen kann, bekommt ganz neue Möglichkeiten.

Im Anschluss saß das Team zusammen und hat diskutiert, ob ein Teil der Sachen, die heute in Canva entstehen, künftig mit PowerPoint umgesetzt werden kann.

Die Vorteile lagen auf der Hand: ein Umweg weniger, bessere Datenanbindung, professionelle Ergebnisse.

Copilot-Agenten: wo es aufhört, ein Chatfenster zu sein

Zwei Beispiele aus den Sessions.

4. Case-Study-Agent in Copilot Studio

Der Case-Study-Agent ist in Copilot Studio entstanden. Er greift über MCP auf mehrere SharePoint-Listen zu. Wer eine Case Study braucht, bekommt sie aus dem, was das Unternehmen ohnehin dokumentiert hat. Der Agent erfindet nichts. Er findet die passende Case Study.

5. Recherche-Agent in Copilot: Konferenzen und Fristen finden

Der zweite Fall ist der Recherche-Agent, den Microsoft mitliefert. Wir haben ihn auf eine Aufgabe angesetzt, die im Marketing regelmäßig liegen bleibt: relevante Konferenzen finden, samt Einreichungsfristen. Er recherchiert über Web und Arbeitsinhalte hinweg und belegt, woher er es hat.

Wer wissen will, was hinter dem Wort Agent steckt, findet die Einordnung in Agent Coding für den Marketing-Einstieg.

Ablage entscheidet: Copilot Notizbücher und Metadaten

Zwei Dinge, die klein aussehen und viel tragen.

6. Copilot Notizbuch pro Kampagne

Für jede Kampagne gibt es ein Copilot Notizbuch. Ein Arbeitsraum mit allen Quellen: Briefing, Zahlen, Protokolle, Assets. Jede Frage zur Kampagne wird darin gestellt und nicht im allgemeinen Chat. Die Antworten werden dadurch messbar besser, weil der Kontext nicht jedes Mal neu zusammengesucht wird.

7. Bilder mit Copilot automatisch taggen in SharePoint

Copilot füllt in SharePoint Metadatenspalten automatisch, für Markenbilder genauso wie für anderen Content.

Wer schon einmal versucht hat, das Kampagnenbild aus dem vorletzten Jahr wiederzufinden, weiß, wie hilfreich gutes Vertaggen ist. Hinzu kommt, dass Copilot selbst Dateien wesentlich leichter findet, wenn sie gut vertaggt sind.

Was in der Copilot-Schulung offen blieb

Zwei Sachen sind liegen geblieben.

Ein HTML-Dashboard für Umfragen, das sich bei jeder neuen Antwort selbst aktualisiert. Machbar, aber wir hatten die Zeit nicht.

Ein Brand Image Generator in der einfachen Variante: Bilder erzeugen, die halbwegs zur Marke passen, gedacht für den internen Gebrauch. Der kommt in die Session zu Bild-KI, die noch aussteht.

Vor der Copilot-Schulung: die Drei-Spalten-Liste

Bevor du irgendetwas in Copilot baust, mach diese Liste. Sie dauert zwanzig Minuten und sie entscheidet, ob sich der Rest lohnt.

Spalte eins: Welche drei Textsorten produziert ihr am häufigsten? Schreib die auf, die wirklich jede Woche anfallen.

Spalte zwei: Wo liegen die letzten fünf guten Beispiele jeder Textsorte? Wenn die Antwort „in irgendeinem Postfach“ lautet, hast du dein erstes Projekt gefunden.

Spalte drei: Was unterscheidet ein gutes Beispiel von einem mittelmäßigen? Drei Sätze pro Textsorte reichen. Genau diese drei Sätze sind dein erster Skill.

Die Liste gibt es als ausfüllbares PDF, im Design von uncanny minds und mit meinem Namen drauf: Drei-Spalten-Liste herunterladen.

Wer die Liste hat, kann am nächsten Tag anfangen, bessere Texte zu schreiben.

Copilot-Schulung und KI-Weiterbildung für dein Marketing-Team

Vroni und ich bieten das ab sofort gemeinsam an, als Copilot-Schulung für Marketing-Teams. Erst die KI-Weiterbildung mit den Grundlagen, dann die Umsetzungs-Sessions, in denen an euren eigenen Fällen gebaut wird. Alle Formate, vom kurzen Impuls bis zum mehrtägigen Bootcamp, findest du bei unseren KI-Schulungen für Unternehmen.